Dès le mois de juillet, DEFi informait ses entreprises adhérentes à travers deux premiers outils de décryptage : un calendrier complet de la réforme de 2018 à 2021 sous forme d’infographie et un support de présentation des principaux points de la Loi.
En septembre, un espace dédié à la réforme a été mis en ligne sur le site de DEFi pour centraliser l’ensemble des ressources et informations (textes juridiques, calendrier des réunions d’information, supports pédagogiques et opérationnels) avec une forte attention donnée au suivi des nouveautés (publication des décrets notamment) et à l’actualisation des contenus en temps réel.

Outils et supports réalisés pour accompagner les entreprises dans la mise en œuvre de la réforme disponibles sur cet espace :
• « DEFinitions Réforme », guide juridique pour comprendre toutes les nouveautés liées à la Loi
• « DEFinitions Collecte », guide juridique pour connaitre toutes les étapes de la période de transition
• Un Kit CPF pour faciliter l’appropriation des nouvelles modalités du dispositif par les salariés : une vidéo de 5 minutes (ci-dessous) pour répondre aux questions les plus fréquentes des salariés et « DEFinfo », guide pratique donnant les informations opérationnelles à connaitre sur le CPF en 2019 et rappelant toutes les démarches à effectuer comme dans la précédente édition de 2015 qui avait connu un fort succès avec près de 20 000 exemplaires distribués dans les entreprises.

• Le guide DEFinitions sur la réforme
• Le DEFinfo sur le CPF

Accompagner le développement des entreprises est au cœur des missions de DEFi. C’est la raison pour laquelle, avec le concours de l’Etat, DEFi s’est engagé aux côtés de France Chimie et de la Fédération de la Plasturgie et des Composites pour lancer avec Bpifrance des programmes innovants et exclusifs, dédiés à la croissance et la performance économique des PME à fort potentiel de ces filières. Après le lancement de deux accélérateurs de branche, un projet inter industriel TPE totalement inédit sera mis en œuvre en 2019 : DEFi croissance – Accélérateur des industries Chimie – Plasturgie – Santé.

L’Accélérateur a pour ambition d’accompagner les PME par filière, pour accélérer leur croissance et les aider à relever les défis qui les attendent (évolution des compétences, numérique, internationalisation, innovation…) à travers un accompagnement intensif et personnalisé reposant sur 3 piliers : conseil, formation, mise en relation et réseau. Les PME ou ETI sélectionnées peuvent ainsi bénéficier d’un programme qui a fait ses preuves pour accélérer leur croissance et devenir les pépites industrielles de demain.

Le renforcement de la relation adhérent a constitué le fil directeur de l’action des équipes de l’OPCA DEFi. Experts des problématiques emploi-formation des métiers de l’industrie, les Conseillers formation ont réalisé près de 6 300 visites sur site en 2017. Spécialement formés pour orienter et conseiller par téléphone les responsables RH et dirigeants d’entreprises, les Assistants de gestion formation participent à l’accompagnement à distance des adhérents.

Réservé aux entreprises de moins de 300 salariés, le service « Diagnostic et accompagnement RH » est une aide à la structuration de la fonction RH, domaine dans lequel les TPE-PME manquent bien souvent d’expérience. Il s’agit d’abord d’identifier les problématiques ressources humaines de l’entreprise puis d’initier de nouvelles pratiques, avec l’appui d’un cabinet spécialisé. L’objectif n’est pas de proposer des solutions « clés en main » mais de mettre en place de nouveaux process et outils, ancrés dans la réalité de l’entreprise, que ses personnels seront capables de faire vivre dans le temps, en toute autonomie. Ces prestations sont entièrement prises en charge par DEFi.

L’amélioration des délais de traitement et de règlement des dossiers fait partie des objectifs permanents. L’OPCA a traité près de 100 000 dossiers en 2018, soit 18% de plus qu’en 2017 et 152 542 factures. L’évolution des processus internes (auto-facturation et aide à la facturation pour réduire les délais de règlement a été étendu aux entreprises de moins de 50 salariés).
Cette expérimentation a permis de mesurer de réels gains en particulier une simplification de la gestion pour près de 840 entreprises avec 1500 factures émises et réglées. Par ailleurs, concernant la gestion via « Mon compte DEFi » plusieurs évolutions ont permis d’améliorer la gestion par les utilisateurs et de nouveaux services ont été mis en ligne, notamment le suivi de la facturation et mise à disposition des factures, l’information statistique sur les salariés formés ainsi que le relevé de compte.

Le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en application dans l’ensemble des Etats membres de l’Union Européenne. Il encadre le traitement des données personnelles en Europe et renforce le contrôle de l’utilisation qui peut être faite des données des citoyens.
Afin d’assurer la mise en conformité de ses pratiques de protection des données personnelles, DEFi a fait appel à un grand cabinet de prestation spécialisé dans le droit informatique pour les accompagner.

Les actions suivantes ont été réalisées :
• Publication d’un document spécifique qui intègre le cadre réglementaire propre aux OPCA mis à disposition sur le site internet et sur le portail de services « Mon compte DEFi » en version française et anglaise
• Modification des conditions générales d’intervention et des mentions légales des sites internet
• Nomination et formation d’un Data Protection Officer (DPO) et création d’une adresse e-mail spécifique rgpd@opcadefi.fr portée à la connaissance des entreprises pour exercer leur droit.

Dans la continuité des actions menées en 2017, DEFi a renforcé son accompagnement des organismes de formation qu’il finance à travers un support personnalisé dans leurs démarches de référencement Datadock. Le catalogue de référence de DEFi compte aujourd’hui plus de 10 300 organismes de formation ; 93% des prestataires ayant bénéficié d’au moins une prise en charge par DEFi depuis 2015 sont référençables dans le Datadock (ce taux monte à 98% pour les organismes financés par DEFi tous les ans).

Une première expérimentation de mutualisation du contrôle qualité a été conduite en commun avec l’ensemble des financeurs membres du GIE D²OF auprès d’un échantillon de 800 organismes de formation construit sur la base du TOP 500 des catalogues de référence de chaque financeur. L’objectif de ces contrôles était double : d’une part il s’agissait de s’assurer de la conformité des pratiques des organismes de formation au regard du décret de juin 2015, d’autre part, de vérifier que les moyens humains, matériels et logistiques mobilisés par les prestataires correspondaient bien aux informations transmises et aux pièces déposées lors de leur référencement Datadock. Conduite par une commission « contrôle » animée par la Direction générale de DEFi, la mutualisation des contrôles a permis de gagner en efficacité et de réaliser des économies d’échelle tout en évitant la multiplication des contrôles par différents acteurs pour les organismes de formation.

Les résultats de cette expérimentation se sont avérés positifs tant pour les financeurs membres du GIE D²OF que pour les organismes de formation contrôlés (96% ont déclaré que ce contrôle avait été utile sur les aspects réglementaires). La DGEFP se dit également très satisfaite du travail réalisé par le GIE sur les contrôles. S’agissant de la phase 2 de l’expérimentation 2019, le Conseil d’administration du GIE a voté l’élargissement de l’échantillon à 1 500 contrôles pour l’année.